Dokumentenmanagement fördert die Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit in Teams und über Abteilungsgrenzen hinweg wird immer wichitiger. Gerade im Bereich der Wissensarbeit ist es bereits an der Tagesordnung, dass bestimmte Fragestellungen und Probleme nur noch im Team bearbeitet und gelöst werden können. Viele Aufgaben und Projekte sind heute einfach zu komplex, um von einem Mitarbeiter alleine ausgearbeitet werden zu können. Diese Veränderung in unserem Arbeitsalltag bringt mit sich, dass es kluge Schnittstellen geben muss, die einen einfachen Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern erst ermöglichen. Dokumentenmanagement-Lösungen schaffen diese Schnittstellen. 

Damit die Arbeit im Team gelingt,  müssen die anderen Teammitglieder wissen, wie der aktuelle Stand eines Projekts ist. Ob Vertragsentwurf, Konzeptentwicklung oder Angebotserstellung oder IT-Projekt: Welche Teilpake wurden bereits erledigt? Wie steht es um die Freigabe einzelner Arbeitsschritte? Ein elektronisches Dokumentenmangement-System (DMS) informiert alle Teammitglieder über den aktuellen Stand der Dinge. Änderungen oder Kommentierungen werden direkt mit dem jeweiligen Dokument verknüpft, sodass diese Nachverfolgbar bleiben. 

Collaboration mit DMS

Generell lassen sich mit einem DMS zahlreiche Vorteile erzielen, um die Zusammenanarbeit zu verbessern: 

• Informiert über den Stand, welche Dokumente gerade bearbeitet wurden.
• Änderungs-Historie ist nachvollziehbar.
• informiert  Teammittglieder via E-Mail über anfallende To-Dos und Deadlines.
• erinnert an Termine und Deadlines.

Bessere Zusammenarbeit mit dem KYOCERA Workflow Manager

Damit gerade kleine und mittlere Unternehmen die Zusammenarbeit  im Team fördern können, hat Kyocera den KYOCERA Workflow Manager entwickelt. Dieser zeichnet sich durch eine leichte Implementierung und hohe Skalierbarkeit aus. Diese verfügen über Suchfunktionen, mit der sich benötigte Informationen in Sekundenschnelle finden lassen.