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Flottenmanagement sorgt für Transparenz

Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Heinsberg | Case Study
Case Study AWO Heinsberg

Hintergrund

Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) ist ein überparteilicher undüberkonfessioneller Verband der freien Wohlfahrtspflege,der bundesweit tätig ist. In ihr haben sich Frauen, Männer und junge Menschen als Mitglieder und als ehren- und hauptamtlich Tätige zusammengefunden, um in unserer Gesellschaft bei der Bewältigung sozialer Probleme und Aufgaben mitzuwirken. So auch im Kreisverband Heinsberg. Dieser bietet mit seinen etwa 950 Mitarbeitenden an 30Standorten mit ca. 50 Einrichtungen und Projekten vielfältigesoziale Dienstleistungen. Neben der Kinder- und Jugendarbeitbietet sie auch Angebote in den Bereichen Erwachsenenbildung. 

Herausforderung

An den einzelnen Standorten des AWO Kreisverbands Heinsberg waren wenige zentrale Multifunktionssysteme installiert – das Gros der Druckerflotte bestand aus Tintenstrahlgeräten unterschiedlicher Hersteller. Diese wurden wie das Verbrauchsmaterial von den jeweiligen Einrichtungenim Bedarfsfall einzeln beschafft. Dies führte zu einer hohen Intransparenz bei den Output-Kosten, wie Geschäftsführer Andreas Wagner erläutert: „Der einzige Indikator für dieDruckkosten war die Menge an Kopierpapier, die von den einzelnen Einrichtungen eingekauft wurden. Das Druckvolumen der Systeme bzw. die damit verbundenen Kosten waren nicht bekannt. Ein Umstand, den wir dringend ändern wollten.“ Darüber hinaus war der AWO KV Heinsberg mit derZuverlässigkeit der Tintenstrahldrucker unzufrieden. Es kamhäufig zu Störungen oder gar Ausfällen, die sich ebenfalls.

 

Unsere Entscheidung für ein Print-&-Follow-Konzept ist ein echter Gewinn.

Andreas Wagner

Lösung

Der AWO KV Heinsberg entschloss sich daher zu einer Modernisierung sowie Vereinheitlichung der Drucker- und Kopierer-Infrastruktur. Ziel war es, Druck-, Scan- und Kopierprozesse effizienter und die damit verbundenen Kosten transparenter zu machen. Der AWO KV wandte sich dazu an den IT-Fachhändler Keller-Büromaschinen GmbH. Dieser schlug vor, die gesamte Flotte auf TASKalfa-Multifunktionssysteme sowie auf diverse spezialisierte Laserdrucker von Kyocera umzurüsten. Andreas Wagner: „Wir hatten bereits Kyocera-Systeme im Einsatz und waren mit der Performance sehr zufrieden. Dies gilt nicht nur für die Zuverlässigkeit der Geräte, sondern auch für deren sehr gute Umwelteigenschaften.“

Durch den Einsatz von Multifunktionssystemen konnte die Geräteanzahl fast halbiert werden. Alle Systeme wurden zugleich in ein Flottenmanagement eingebunden. Auf diese Weise sind Tonerfüllstände und Systemstatus der einzelnen Geräte per Mausklick verfügbar. Ferner ist durch das permanente Monitoring der Druckerlandschaft eine bedarfsgerechte Versorgung mit Verbrauchsmaterial gewährleistet. Die Software meldet Keller Büromaschinen automatisch, wenn der Toner in einem System zur Neige geht, sodass keine große Bevorratung mit Toner mehr notwendig ist.

Für mehr Transparenz sorgt auch die Einführung des Print-&-Follow-Konzepts. Hier entschied man sich für die Software-Lösung MyQ. Diese reduziert den Bedarf an Druckern drastisch und trägt zugleich der Dokumentensicherheit Rechnung, da Dokumente erst nach Identifikation des Users ausgegeben werden. So ist eine seitengenaue Abrechnung pro Gerät oder Kostenstelle möglich.

Ergebnis

Die Systemanzahl wurde von 110 auf nunmehr 60 Systeme reduziert. Durch die einheitliche Bedienoberfläche und Nutzerführung ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter mit jedem System problemlos arbeiten können. Infolge des Einsatzes eines Flottenmanagements ist eine unproblematische Belieferung mit Verbrauchsmaterialien, eine komfortable Übermittlung der Zählerstände sowie die Kostenstellenzuordnung sichergestellt.

Darüber hinaus konnte die Treiberlandschaft ebenfalls deutlich reduziert werden. Ferner ist die verbesserte Dokumentensicherheit durch die Einführung des Print-&-Follow-Konzepts ein Ergebnis der Optimierung. Die Serviceeinsätze des Partners Keller-Büromaschinen erfolgen „schnell und reibungslos“. Über die Laufzeit des Vertrages von fünf Jahren konnte so ein Einsparpotential in Höhe von 75.000 Euro erzielt werden. Davon werden allein 30.000 Euro an Prozesskosten durch die Einführung der Software Lösung eingespart.

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