Sprache ändern
Land ändern

Verbesserte Workflows mit dem KYOCERA Net Manager

Schott AG | Case Study
Case Study Schott AG

Hintergund

Die SCHOTT AG ist ein international agierender Technologiekonzern und Experte auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik. Mit über 130 Jahren Erfahrung in den Bereichen Entwicklung Material und Technologiekompetenz bietet das Unternehmen ein breites Portfolio hochwertiger Produkte und intelligenter Lösungen an. Heute beschäftigt SCHOTT über 15.000 Mitarbeiter in 35 Ländern, 5.200 davonin Deutschland. Um international wettbewerbsfähig zu bleiben, wollte die SCHOTT AG die Digitalisierung ihrer Prozesse weiter vorantreiben.

Bisher setzte das Unternehmen in einigen dokumentenrelevanten Prozessen noch auf konventionelle Wege. So basierten bestimmte Abläufe noch aufklassischen Papierdokumenten. Parallel dazu nutzte SCHOTT bereitsseit geraumer Zeit SAP-Lösungen. Diese parallelen Informationswege hatten einen entscheidenden Nachteil: Um die beiden Informationsflüsse zusanmmenzubringen, war ein hoher Aufwand erforderlich.

Herausforderung

Angesichts stetiger Expansion und um das Unternehmen für zukünftige Aufgaben optimal aufzustellen, entschied sich die Schott AG dazu, ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen. Ein zusätzlicher Faktor waren zudem steigende gesetzliche Anforderungen bezüglich Dokumentations- und Verfügbarkeitspflichten von bestimmten Informationen.

Die gesuchte Lösung sollte sich nahtlos in die vorhandene SAP-Lösungintegrieren lassen und einen flexiblen Workflow gewährleisten,der parallel zu zuküftigen Anforderungen skalierbar gestaltet werden konnte. Entscheidend dabei war die übergreifende Optimierungder einzelnen Informationswege, um einen schnelleren und leichteren Zugang zu den verschiedenen Dokumenten für alle relevanten Mitarbeiter zu gewährleisten und deren Arbeit optimal zu unterstützen. Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen in Papierform erreichen, sollten mithilfe der neuen Lösung effektiv und schnell in den digitalen Gesamtprozess eingegliedert werden. 

Dadurch wollte die SCHOTT AG erreichen, dass Prozesse optimal ineinandergreifen. Eine Bestellung auf Papier per Post zum Beispiel  sollte durch die Digitalisierung noch schneller in allen wesentlichen Abteilungen, wie der Logistik und Buchhaltung verfügbar sein.Unterschiedliche Abteilungen im Haus sollten mit dem Dokument arbeiten und gleichzeitig auch Vermerke für die nachfolgenden Prozessschritte einfügen können. Im Idealfall sollte so eine Bestellungbeispielsweise nicht mehr sukzessive abgearbeitet, sondern gleichzeitigfakturiert und verladen werden können. Gleichzeitig sollte die neue Lösung die Druckerflotte des Unternehmens verwalten und so die Kosten transparenter machen. Nicht zuletzt war auch ein Höchstmaß an Sicherheit.

Dokumentensicherheit

Lösung

Nach einer genauen Erhebung der Anforderungen stand schnell fest, dass der KYOCERA Net Manager entsprechenden Multifunktionsgeräten des Herstellers die optimale Lösung ist. Als serverbasierte Anwendungdient der Net Manager als zentrales Verwaltungssystem fürMultifunktionsgeräte.

Dank der integrierten Print&Follow-Funktionlässt sich die Sicherheit von sensiblen Unterlagen erhöhen: Dokumentewerden dazu zentral gespeichert und können dann – gesichertdurch einen Login – von verschiedenen Ausgabegeräten abgerufenwerden. Anwender haben nach einer Anmeldung perWeb-Browser flexiblen Zugriff auf ihren Nutzer-Account und ihre jeweiligen Druckjobs. Über eine intuitive Oberfläche können sich Anwender direkt am Gerät orientieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mitarbeiter müssen ein papiernes Dokument nur einmal in die Handnehmen. So können beispielsweise in der Buchhaltung beim Scandes Lieferscheins eines Wareneingangs mit wenigen Handgriffen der nachgelagerte Prozess ausgelöst werden. Mit dem Druck auf eine Schaltfläche wird das Papier-Dokument direkt ins CRM überführt. Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) liest die Lösung relevante Informationen aus.

Es wird praktisch ein automatisches Taggingdurchgeführt. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten oder Dokumentenarten und beschleunigt deren Bearbeitung. Durch eine Datenbankabfrage im CRM kann es zudem zu keiner Fehlzuordnungvon Dokumenten mehr kommen.

Wir sind mit der Lösung sehr zufrieden.

SCHOTT AG

Ergebnis

Die Implementierung des KYOCERA Net Managers in diversen Standorten der SCHOTT AG – unter anderem Mainz, Landshut und Müllheim funktionierte schnell und reibungslos. KYOCERA-Partner CANCOM lieferte die vorkonfigurierten Systeme direkt in die Unternehmens-Standorteund führte bei Bedarf Kurzschulungen für die Mitarbeiter durch. Ein Service, der sich für SCHOTT rundherum auszahlt: Heute melden sich die Mitarbeiter an den größeren Multifunktionsgeräten einfach mit ihrem Dienstausweis an und können dann direkt und sicher auf allerelevanten Funktionen zugreifen. Die eigene Reisekostenabrechnung lässt sich auf diesem Weg ebenso schnell digitalisieren und für alle relevanten Abteilungen verfügbar machen wie zum Beispiel Lieferscheine, die automatisch ins SAP eingespeist werden.

Durch gesichertes Drucken, die Datenverschlüsselung und die Follow-Me-Funktion, die den Zugriff auf die Dokumente nur nach Authentifizierung erlaubt, ist die Integrität aller sensiblen Daten stets gewährleistet. Durch das digitale Archivieren erübrigt sich zudem das zeitaufwändige Suchen von Dokumenten in unterschiedlichen Ablagesystemen. Seit ihrer Einführung arbeitet die Lösung zuverlässig und sorgt für einen noch reibungsloseren Ablauf der dokumentenbasieren Prozesse. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für unternehmensrelevante Aufgaben. Und ganz nebenbei hat die durchdachte Lösung für eine Konsolidierung des Druckerparks gesorgt. Die früher 1.000 konnten auf insgesamt 900 Maschionen reduziert werden.

Sie haben Fragen?

Sie haben Fragen zu unseren Lösungen oder Referenzen? Dann sprechen Sie uns gerne an.

Cookies und Ihre Privatsphäre

Wir verwenden essentielle Cookies, um Interaktionen mit unserer Website einfach und effektiv zu gestalten, statistische Cookies, um besser zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und Marketing-Cookies, um Werbung auf Sie zuzuschneiden. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über die Schaltfläche 'Einstellungen' unten auswählen oder 'Ich stimme zu' wählen, um mit allen Cookies fortzufahren.

Cookie-Einstellungen

Wir verwenden Cookies, um sicherzustellen, dass unsere Website ordnungsgemäß funktioniert, oder gelegentlich, um eine Dienstleistung auf Ihre Anfrage hin anzubieten (z.B. die Verwaltung Ihrer Cookie-Präferenzen). Diese Cookies sind immer aktiv, es sei denn, Sie stellen Ihren Browser so ein, dass er sie blockiert, was dazu führen kann, dass einige Teile der Website nicht wie erwartet funktionieren.

Diese Cookies ermöglichen es uns, die Leistung unserer Website zu messen und zu verbessern.

Diese Cookies werden nur dann gesetzt, wenn Sie Ihre Zustimmung geben. Wir verwenden Marketing-Cookies, um zu verfolgen, wie Sie auf unsere Websites klicken und sie besuchen, um Ihnen Inhalte auf der Grundlage Ihrer Interessen zu zeigen und um Ihnen personalisierte Werbung zu zeigen. Derzeit akzeptieren Sie diese Cookies nicht. Bitte markieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie dies wünschen.