SVD Büromanagement GmbH

Öffentlicher Sektor

Ein öffentlicher Auftraggeber, der sensibel mit Budgets haushalten muss und die Interessen von vier Versicherungsträgern wahrnimmt. Eine sukzessive Vereinheitlichung der Outputflotte kombiniert mit entsprechendem Flottenmanagement sowie einer Print-and-Follow-Lösung führte zu signifikanten Kostenreduktionen und Reduktionen des Administrationsaufwandes.

Background

Die SVD Büromanagement GmbH (SVD) wurde 2002 von der Sozialversicherungsanstalt der Bauern (SVB) und der Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft (SVA) zur Wahrnehmung aller Back-Office-Agenden der beiden Träger gegründet. Dies ermöglicht die Nutzung von Synergien, gleichzeitig können sich die Sozialversicherungsträger verstärkt auf ihr Kerngeschäft, Betreuung, Beratung und Information ihrer Versicherten, konzentrieren. Die SVD umfasst die Bereiche Beschaffung, Facility Management (inkl. Reinigungsdienstleistungen) und Bauwesen, betreibt ein Druckzentrum und stellt im Informations- und Kommunikationstechnologiebereich die IT-Infrastruktur-Dienste der Träger bereit. Neben den beiden Gründerträgern — SVB und SVA — beteiligte sich 2005 die Versicherungsanstalt für Eisenbahn und Bergbau und 2007 die Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter. Durch diese Erweiterung sind somit alle vier bundesweit tätigen Krankenversicherungsträger zu gleichen Teilen Eigentümer der SVD.

Die Ausgangssituation

Durch die historische Entwicklung hatten die Trägergesellschaften Outputgeräte verschiedener Hersteller in Verwendung. Nur die SVB hatte bereits seit mehreren Jahren etwa 400 Drucker von KYOCERA, die MFPs stammten von einem anderen Anbieter.

Das Ziel der SVD war eine Harmonisierung und Konsolidierung der Geräteflotte für alle vier Versicherungsträger unter Berücksichtung der Wünsche und Bedürfnisse der einzelnen Gesellschaften sowie - als öffentlicher Auftraggeber gem. BVerG – unter Einhaltung sämlicher gesetzlicher Vorgaben für die Vergabe eines solchen Auftrags. Außerdem sollten nicht alle Geräte zeitgleich getauscht werden sondern peu à peu nach Ablauf der individuellen Verträge.

Gerade im Bereich öffentlicher Auftraggeber gibt es ein großes Interesse am effizienten Einsatz von Budgets. Eine Harmonisierung war notwendig, um Kosten (Investitionskosten sowie die Kosten für die laufende Betreuung und Administration) zu reduzieren und um die Anforderungen an den Datenschutz (DSGVO) einzuhalten.

Die Lösung

Eine Rahmenvereinbarung in Form eines „Kataloges" mit mehreren Geräten – vom Arbeitsplatzdrucker bis zum leistungsfähigen Farb-A3-MFP mit Finisher – ermöglicht es nun der SVD, für die Träger Geräte flexibel und individuell nach Bedarf zu kaufen oder zu mieten, entweder mit Vollwartung oder nur mit einem Wartungsvertrag für Verbrauchsmaterial, mit einer Print-and-Follow-Lösung oder ohne.

Sämtliche Systeme wurden von allen Gesellschaften im Zuge der Ausschreibung getestet. Entscheidend für den Zuschlag war nicht nur der wirtschaftliche Aspekt, sondern vor allem die technische Umsetzung des Flottenmanagements sowie der Print-and-Follow-Lösung. Die Systeme von KYOCERA konnten problemlos auf spezielle Applikationen der Träger angepasst werden, sodass hier softwareseitig keine Adaptionen notwendig waren. Zeitgleich übersiedelte die Landesstelle der SVA von Wien nach St. Pölten. Gemeinsam mit dem Vertriebspartner wurden die Geräte zur vollsten Zufriedenheit am neuen Standort installiert. Zahlreiche Dienststellen der Träger sind bereits auf KYOCERA umgestellt, die restlichen Standorte folgen. Die Print-and-Follow-Lösung sowie das Flottenmanagement wurde ebenfalls fast flächendeckend etabliert.

Das Ergebnis

  • Alle Systeme kommen zukünftig von einem einzigen Hersteller. Ein einheitlicher Treiber erleichtert das Handling der Geräte und erhöht die Bedienerfreundlichkeit.
  • Automatisierte Tonerbestellungen durch den KYOFleetmanger und somit die Gewährleistung der rechtzeitigen Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterial.
  • Transparente und einfach zu kontrollierende Abrechnungen.
  • Große Administrative Entlastung und somit mehr Ressourcen (Zeit und Budget) für andere Aufgaben und Projekte.
  • Einhaltung sämtlicher datenschutzrechlicher Auflagen durch die Print-and-Follow-Lösung sowie Nutzung neuer Funktionen.


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Stellungnahme des Kunden

„Gemeinsam mit Firma Compeco sowie dem Hersteller KYOCERA gelingt es, die Druckerlandschaften immer weiter zu vereinheitlichen, Print-and-Follow-Printing und Flottenmanagement zu etablieren und die Rollouts zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten abzuwickeln. Die neue Lösung erfreut sich hoher Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Durch Verringerung des internen Administrations- und Betreuungsaufwandes sowie der Anzahl an Geräten und gedruckten Seiten konnten deutliche Kosteneinsparungen lukriert werden.“

Prok. Franz Racek Geschäftsbereichsleiter IKT

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