Croix-Rouge de Belgique

Das Belgische Rote Kreuz (Croix-Rouge de Belgique) suchte eine Möglichkeit, um einen Überblick über das Druckvolumen sämtlicher Standorte zu erhalten. Auf diese Weise wollte man die Anzahl der Ausdrucke als auch den Papierverbrauch reduzieren. Hierzu entwickelte KYOCERA Document Solutions ein transparentes Output-Konzept.

Background

Das Rote Kreuz wurde im Jahr 1864 vom Schweizer Geschäftsmann Henry Dunant gegründet und ist damit die am längsten bestehende humanitäre Organisation der Welt. Heute ist das Rote Kreuz in 189 Ländern vertreten. Jeden Tag setzen sich 15 Millionen Freiwillige für Menschen ein, die am dringendsten Hilfe benötigen und unter den Folgen von Naturkatastrophen, sozialen Krisen oder militärischen Konflikten leiden. Das Belgische Rote Kreuz ist die älteste nationale Gesellschaft des Roten Kreuzes.Im Jahr 1972 gliederte sich die Organisation in zwei Gemeinschaften: eine französisch- und eine flämischsprachige. (Daneben gibt es eine kleine zweisprachige Gruppe.) Die französischsprachige Gemeinschaft, die den Namen Croix-Rouge de Belgique trägt, ist für die französischsprachige Bevölkerungsgruppe tätig. Die Organisation verfügt nur über begrenzte Mittel, die sie natürlich klug einsetzen möchte – auch dann, wenn es um Dokumentenprozesse geht. Hier entstanden in der Vergangenheit hohe Kosten.

Die Ausgangssituation

Das Croix-Rouge de Belgique zählt 1.800 Vollzeitmitarbeiter und 11.000 freiwillige Helfer, die auf 189 Gebäude verteilt sind, u. a. auf 97 Rot-Kreuz-Häuser in der Region Wallonien-Brüssel. Jährlich werden 7,5 Millionen Seiten ausgedruckt; das sind durchschnittlich 6.000 Seiten im Jahr pro Person. Oder 500 Paletten Papier. Dies wiederum entspricht monatlichen Kosten von zehn- bis fünfzehntausend Euro. Um das Druckverhalten effizienter zu steuern und diese Ausgaben zu senken, führte das Rote Kreuz eine öffentliche Ausschreibung durch, die KYOCERA Document Solutions gewann.

Die Lösung

Zu den Hauptgründen, warum KYOCERA den anderen Anbietern vorgezogen wurde, zählten niedrige Gesamtnutzungskosten sowie die Umweltfreundlichkeit der Systeme (ECOSYS-Technologie und Toner Recycling-Programm).

Zunächst führte KYOCERA eine Analyse der vorhandenen Dokumentenworkflows durch, im einen Überblick über das Druckaufkommen zu bekommen. Dadurch konnte festgestellt werden, wer was, wann und wofür ausdruckte. KYOCERA Document Solutions Belgien ersetzte im Rahmen der Installation einen Teil der bestehenden Flotte durch insgesamt 225 neue Drucker und Multifunktionssysteme.

Zudem wurde über die Softwarelösung MyQ ein Print-&Follow-Konzept etabliert. Anstatt wie bisher einen festen Drucker aus einer Liste auszuwählen, kann jeder Mitarbeiter einfach das nächste, verfügbare System nutzen. Dazu muss er sich nur über den Mitarbeiterausweis am Gerät authentifizieren. So wird gleichzeitig sichergestellt, dass insbesondere vertrauliche Dokumente nur in berechtigte Hände fallen. Auch Besucher können Dokumente ausdrucken. Sie müssen nur von ihrem Smartphone eine E-Mail an das Gerät senden. Zudem muss kein Toner mehr vorrätig gehalten werden: Wird Toner-Nachschub benötigt, erhält KYOCERA durch ein Meldesystem eine Benachrichtigung und der neue Toner wird automatisch versandt. Die Abrechnung erfolgt dabei seitengenau.

Das Ergebnis

  • Vereinheitlichung der Systemflotte durch benutzerfreundliche Drucker und Multifunktionssysteme von KYOCERA.
  • Realisation eines Print&Follow-Konzepts durch die Software-Lösung MyQ. Auf diese Weise wurde die Verfügbarkeit der Systeme sowie die Dokumentensicherheit verbessert. Ferner konnte eine erhebliche Menge Papier eingespart werden, da Fehldrucke sowie im Ausgabefach vergessene Ausdrucke vermieden werden.
  • Umfassende Gewährleistung und schnelle Reaktionszeiten bei etwaigen Störungen durch einen einheitlichen Servicevertrag.
  • Im Rahmen der Service-Vereinbarung erfolgt auch eine automatische Lieferung von Verbrauchsmaterialien wie Ersatz-Toner.


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Stellungnahme des Kunden

Die Lösung MyQ von KYOCERA verschaffte uns einen klaren Überblick über unsere Druckgewohnheiten und Druckmengen. Dadurch konnten wir genau feststellen, wo die größten Einsparmöglichkeiten lagen. Mithilfe von KYOCERA waren wir in der Lage, unsere Druckkosten um bis zu 20 Prozent zu senken.

Eric Van Habost IT-Vorstand der französischsprachigen Gemeinschaft des Belgischen Roten Kreuze

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