Autohaus Wolfsburg

Handel

Über die Softwarelösung Drivve l Image in Verbindung mit den Multifunktionssystemen von KYOCERA Document Solutions hat das Autohaus Wolfsburg seine Dokumentenprozesse optimiert. So können Geschäftsbelege wie Rechnungen, Aufträge oder Vertragsdaten bequem gescannt und digitalisiert werden.

Background

Mit über 23 Filialen und rund 2.000 Mitarbeitern ist das Autohaus Wolfsburg einer der leistungsstärksten und größten Automobilhändler Deutschlands. Die geschäftlichen Wurzeln reichen bis in das Jahr 1924 zurück. Zu den Geschäftsfeldern gehören der Verkauf von Fahrzeugen, Ersatzteilen und Zubehör der Marken Volkswagen, Audi, SEAT, SKODA und Volkswagen Nutzfahrzeuge sowie umfangreiche Service- und Finanzdienstleistungen.

Dementsprechend groß ist der Anteil von Geschäftsunterlagen, die täglich bearbeitet, weitergeleitet und letztendlich auch archiviert werden müssen. Rechnungen, Bestellungen, Reparaturau räge, Versicherungsunterlagen – über 30 Millionen Belege sind laut IT-Projektleiter Michael Kull  im Archiv des Autohauses Wolfsburg abgelegt. Hier bestand ein großes Potenzial, die dahinterliegenden Prozesse zu optimieren.

Die Ausgangssituation

Um den internen Aufwand bei der Bearbeitung bzw. Archivierung von Geschäftsbelegen zu verringern bzw. die entsprechenden Arbeitsabläufe zu optimieren, setzte das Autohaus Wolfsburg ein Optimierungsprojekt auf. Ziel war es, die Erfassung und Bearbeitung von papierbasierten Belegen zu automatisieren und die Archivierung in das eingesetzte  ECM-System der Firma ELO zu erleichtern.

Hierzu suchte man eine Lösung, die sich zum einen problemlos installieren ließ und sich darüber hinaus durch eine einfache Bedienung auszeichnete.

Die Lösung

Die Entscheidung des Autohauses Wolfsburg fiel am Ende zugunsten der Scan- und Capturing-Lösung Drivve | Image in Verbindung mit den Multifunktionssystemen von KYOCERA Document Solutions. Dieser war eine umfangreiche Teststellung vorausgegangen. Das Autohaus Wolfsburg profitierte dabei von der Kooperation zwischen KYOCERA und dem Softwareanbieter Drivve GmbH. So sind die eingesetzten KYOCERA-Systeme nicht nur optimal mit der Drivve | Image verzahnt. Sie ließen sich dank der HyPAS-Technologie von KYOCERA individuell an die
Bedürfnisse und Workflows des Autohauses Wolfsburg anpassen.

HyPAS steht dabei für Hybrid Platform for Advanced Solutions und greift als Technologie auf Java und die Web Services (Microsoft.NET Framework) zurück. Auf diese Weise wurden
die Touch-Displays der KYOCERA-Multifunktionssysteme so konfiguriert, dass die Mitarbeiter des Autohauses mit nur einem Tastendruck den gewünschten Scan-Workflow auslösen können.
Die Belege werden dazu dezentral am KYOCERAMultifunktionssystem erfasst. Drivve | Image speichert diese dann im gewünschten Format ab, überführt sie ins Archivsystem oder versendet diese zur weiteren Bearbeitung per Fax oder E-Mail. Dazu wurden in Absprache mit der IT-Abteilung bzw. den einzelnen Abteilungen und Filialen des Autohauses Wolfsburg zentrale Prozesse definiert und festgelegt. Für die Mitarbeiter bedeutet dies eine große Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Belegen.

Das Ergebnis

  • Austausch der alten Systeme durch fortschrittliche KYOCERA-Multifunktionssysteme, die mittels HyPAS-Technologie optimal an die Bedürfnisse und Workflows des Autohauses Wolfsburg angepasst wurden. Anwender starten den Scan-Workflow mit einem Tastendruck am Touch-Panel der Systeme.
  • Eine aufwändige Schulung der Mitarbeiter des Autohauses war aufgrund der intuitiven Bedienweise der Systeme nicht erforderlich.
  • Durch die Installation der Scan- und Capturing-So ware Drivve | Image können Belege nun dezentral am Multifunktionssystem erfasst und digitalisiert werden. Dank automatisierter Workflows stehen die Dokumente im richtigen Format an der richtigen Stelle zur Verfügung.
  • Durch die schnelle Erfassung von Rechnungs-, Reparatur- oder Au ragsbelegen wurde eine bessere Ressourcenauslastung erzielt. Auch die Dokumentensuche ist dank der automatischen Indizierung bei der Erfassung erheblich vereinfacht worden. Dies gilt auch
    für die Verwaltung von Dokumenten durch Übergabe an das ECM-System des Autohauses Wolfsburg.
  • Geringe Fehleranfälligkeit: Die Fehlerquote bei der SQL Datenbankabfrage geht gegen Null.


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Stellungnahme des Kunden

Die Scan- und Capturing-Lösung Drivve | Image in Verbindung mit den Multifunktionssystemen hat uns vollkommen überzeugt. Die Workflows wurden individuell an unsere Bedürfnisse angepasst, sodass unsere Mitarbeiter ohne Schulungsaufwand die Systeme direkt verwenden wollten. Das Erfassen und die Ablage von Dokumenten konnten wir so erheblich beschleunigen und vereinfachen. Bei der Umsetzung des Projekts hat sich überdies die Kooperation zwischen KYOCERA und der Firma Drivve bezahlt gemacht, da auf Anforderungen schnell reagiert werden konnte.“

Michael Kull IT-Projektleiter

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