EMG Automation GmbH / BST eltromat International GmbH

Fertigung

Optimierte Systemlandschaft

Die EMG Automation GmbH und das Tochterunternehmen BST eltromat International GmbH haben mit Systemen und Lösungen von KYOCERA Document Solutions sowie Hees Bürosysteme ihre Druckerflotte modernisiert. Dadurch konnten nicht nur die Kosten gesenkt, sondern auch die Umweltbilanz beider Unternehmen verbessert werden.

Background

Die EMG Automation GmbH, eine Gesellschaft der elexis AG, entwickelt Lösungen der Automatisierungstechnik für die Metall-, Papier- und Kunststoffbranche sowie für die Folienund Reifenindustrie. Mit den Beteiligungsgesellschaften im In- und Ausland sind ca. 1.130 Mitarbeiter weltweit für den Maschinenbauer aus dem Sauerland tätig. Zu diesen Gesellschaften gehört auch die in Bielefeld ansässige BST eltromat International GmbH. Als hundertprozentige Tochter der EMG ist das Unternehmen auf die Fertigung von Systemen und Komplettlösungen für die bahnverarbeitende Industrie spezialisiert.

Die Ausgangssituation

Da die Drucker- und Kopiererflotte in beiden Unternehmen heterogen gewachsen war, war der Aufwand für Betrieb und Support der Flotte sehr aufwendig: So waren bei der EMG am Standort Wenden 59 unterschiedliche Modellen (insgesamt 109 Systeme) von neun Herstellern im Einsatz. Bei der BST in Bielefeld waren es hingegen 30 Modelle (insgesamt 58 Systeme) von acht Herstellern. Für diese Systeme galt es nicht nur, eine Vielzahl von Treibern zu administrieren, sondern auch die passenden Toner bereitzuhalten. Dies schlug sich auch in hohen Kosten nieder. Aus diesem Grund wandten sich die IT-Verantwortlichen der EMG bzw. der BST an den KYOCERA-Partner Hees Bürosysteme GmbH, um ein gemeinsames Optimierungskonzept zu erarbeiten.

Die Lösung

Die Firma Hees führte eine umfassende Analyse der vorhandenen Systeminfrastruktur durch. Ziel war es, auf Basis der Ist-Situation ein Soll-Konzept zu erarbeiten. Gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen bei EMG und BST nahm man dazu eine Begehung aller Standorte vor und wertete hierzu auch die Zählerstände der einzelnen Maschinen aus. Auf diese Weise wurden die monatlichen Druckvolumen in den einzelnen Unternehmensbereichen erfasst. Auch die Energiekosten wurden in diesem Rahmen ermittelt.

Die EMG Automation GmbH und das Tochterunternehmen BST eltromat International GmbH haben mit Systemen und Lösungen von KYOCERA Document Solutions sowie Hees Bürosysteme ihre Druckerflotte modernisiert. Dadurch konnten nicht nur die Kosten gesenkt, sondern auch die Umweltbilanz beider Unternehmen verbessert werden. All diese Daten flossen dann in eine abschließende Analyse ein, auf deren Basis man gemeinsam mit der Unternehmens-IT ein Soll-Konzept erarbeitete. Dieses sah die Modernisierung und Konsolidierung der Systemlandschaft auf ressourcenschonende Drucker und Multifunktionssysteme von KYOCERA Document Solutions vor. Parallel wurde ein Flottenmanagement aufgesetzt: So ist es nunmehr möglich, die Systeme zentral zu administrieren und den Status der einzelnen Systeme über das Tool auszulesen. Ferner wurde ein Full-Service-Vertrag geschlossen, der die Wartung und die Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien abdeckt. Auf diese Weise wurde die interne IT in der EMG Automation GmbH und der BST eltromat International GmbH entlastet.

Um die Kostenkontrolle und die Dokumentensicherheit zu verbessern, wurde bei der BST zudem die Softwarelösung KYOcontrol installiert. Damit werden Druckaufträge zentral verwaltet und können nach Authentifizierung des jeweiligen Mitarbeiters bequem am verfügbaren System abgerufen werden. Auch das Scannen ins E-Mail-Postfach und das Faxen sind mit KYOcontrol problemlos möglich. Über die HyPAS-Plattform (Hybrid Platform for Advanced Solutions) von KYOCERA wurden die Touch-Panels so optimiert, dass Anwender die gewünschte Funktion mit nur wenigen Tastendrucken auswählen können. Über die HyPAS-Schnittstelle der Multifunktionssysteme wurde zudem eine Verbindung mit einem zentralen Faxserver etabliert. Dadurch können die Mitarbeiter beider Unternehmen ausgehende Dokumente nunmehr über alle angebundenen Systeme versenden. Eingehende Faxe werden direkt digital weitergeleitet, sodass der Papierverbrauch gesenkt wurde. Zudem haben viele Mitarbeiter eine eigene Faxnummer und haben die Möglichkeit, überall da wo es einen Netzwerkanschluss gibt, Faxe zu versenden. Somit ist man nicht mehr auf die analogen Anschlüsse der Vergangenheit angewiesen.

Das Ergebnis

  • Optimierung und Konsolidierung der Systemlandschaft mit ressourcenschonenden Druckern und Multifunktionssystemen von KYOCERA Document Solutions. So sind aktuell bei der EMG nur noch 63 statt 109 Systeme im Einsatz, bei der BST konnte die Systemanzahl von 58 auf 28 Maschinen gesenkt werden. Dadurch wurde eine Senkung der Druckkosten von knapp 17 Prozent realisiert.
  • Entlastung der IT-Administration durch das Aufsetzen eines Full-Service-Wartungsvertrags mit der Firma Hees.
  • Durch die Einführung eines Flottenmanagements wurde ferner der Support der Systeme an den einzelnen Standorten vereinfacht.
  • Durch den Einsatz der ressourcenschonenden Systeme können die CO2-Emissionen um fast 50 Prozent reduziert werden. Über die Laufzeit von 5 Jahren entstehen so 15,5 Tonnen weniger CO2
  • Installation der Cost-Control- und Security-Lösung KYOcontrol bei der BST eltromat International GmbH. Dank der integrierten Print-&-Follow-Funktion können sich Mitarbeiter an den Systemen authentifizieren, um Druckaufträge auszugeben oder Unterlagen direkt ins Postfach zu scannen bzw. diese zu faxen.


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Stellungnahme des Kunden

Wir sind mit dem Ergebnis des Projekts bzw. mit der erstellten Handlungsempfehlung sehr zufrieden. Auf Basis der Analyse konnten wir klare Verbesserungspotenziale identifizieren und letztendlich auch umsetzen. Dabei hat uns vor allem die Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern der Firma Hees und KYOCERA begeistert.

Christoph Otis EDV EMG Automation GmbH

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