Diakonie in Südwestfalen

EFFIZIENTE WORKFLOWS DURCH ELEKTRONISCHE PATIENTENAKTE

Managed Print Services der Hees Bürowelt GmbH und Produkte von KYOCERA unterstützen die Diakonie in Südwestfalen bei der Konsolidierung ihrer Outputlandschaft sowie der Dokumentenworkflows. Dazu wurde nicht nur der Systempark konsolidiert, sondern es wurden auch sämtliche Serviceprozesse ausgelagert. Ferner konnte mit der Einführung der elektronischen Patientenakte ein effizienter Workflow eingeführt werden.

Background

Als „Unternehmen für lebenslange Beziehungen“ hat sich die Diakonie in Südwestfalen den Menschen und deren Gesundheit verschrieben – von der Geburt bis zur Palliativversorgung. Als professioneller Dienstgeber verbindet sie unter einem Konzerndach zahlreiche Diagnose-, Therapie-, Rehabilitations- und Pflegeeinheiten und zählt mit 3.200 Mitarbeitern zu den großen konfessionellen
Gesundheits- und Sozialdienstleistern. In einem Netzwerk aus Praxen, Krankenhäusern, ambulanten Pflegeangeboten und Hospizen bündelt sie ihre medizinische Kompetenz. Betreut, gepflegt und operiert werden jährlich 100.000 Menschen. Dahinter verbergen sich aufwendige Strukturen: An 40 Standorten betreibt die Diakonie in Südwestfalen mehr als einhundert Einrichtungen. Vier Krankenhäuser, vier Reha-Zentren und ein Dutzend Praxen machen sie zum Branchenprimus zwischen dem nördlichen Rheinland-Pfalz und dem Ruhrgebiet. Um die IT-Prozesse kümmert sich indessen die Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft (EVK). Damit ist es die Aufgabe
des Teams um IT-Leiterin Rita Balve-Epe, eine reibungslose Infrastruktur an allen Standorten bereitzustellen.

Die Ausgangssituation

Die Bereitstellung der Druck- und Kopierinfrastruktur sowie deren Betreuung haben ein hohes Maß an Arbeitszeit in Anspruch genommen und waren überdies kostenintensiv. Gründe hierfür waren die weiten Wegstrecken zwischen den einzelnen Einrichtungen sowie der heterogen gewachsene Gerätepark. Da die Beschaffung der Systeme in der Vergangenheit oft dezentral erfolgte, gab es
kein einheitliches Servicekonzept sowie unterschiedliche Garantieabwicklungen.

Zudem wurden beim Kauf der Systeme die Folgekosten oft nicht berücksichtigt und es wurde nur aufgrund eines vermeintlich günstigen Gerätepreises entschieden. Der Einkauf sowie die
Lagerung von Verbrauchsmaterialien waren daher ebenso aufwendig und teuer wie die Wartung der Flotte bzw. das Beseitigen von Störungen.

Eine weitere Herausforderung war das Kostenstellenmanagement: Auch hier gab es keine einheitliche Zuordnung bzw. Verteilung der Outputkosten. Rita Balve-Epe, IT-Leiterin der EVK, wollte daher einen einheitlichen Preis pro Seite und pro System erzielen bzw. suchte nach einer Möglichkeit, die anfallenden Kosten einzelnen Abteilungen oder Einrichtungen zuzuordnen.

Die Lösung

Der erste Schritt zur Optimierung der Druckprozesse war eine dezidierte Ist-Analyse aller Standorte inklusive einer entsprechenden Prozesskostenerfassung. Aus den hier ermittelten Daten wurde ein
gemeinsam erarbeitetes Sollkonzept erstellt, welches den sukzessiven Austausch aller vorhandenen Systeme gegen fortschrittliche Druckund Multifunktionssysteme von KYOCERA vorsah.

Im Zuge dessen wurden auch sämtliche Servicedienstleistungen an die Hees Bürowelt ausgelagert. Bei der gemeinsamen Auswahl der Modelle wurde großer Wert auf eine möglichst geringe Produktvielfalt gelegt. Nach der Umstellung aller Standorte konnten die Systeme mit einem Universaltreiber angesprochen werden, die Tonervielfalt wurde auf ein Minimum reduziert. Dank der Flottenmanagement-Software der Hees Bürowelt können Toner nun standortbezogen geliefert
werden. Störmeldungen werden über ein Ticketsystem proaktiv übermittelt und Störungen in kürzester Zeit beseitigt. Die Zählerstände werden zeitgesteuert ausgelesen und den entsprechenden
Kostenstellen zugeordnet. Im Zuge der Konsolidierung wollte die EVK auch die  Dokumentenprozesse in den Einrichtungen vereinfachen und die Pflege von Patienten
in den entsprechenden Einrichtungen optimieren. So sollten die aufgestellten KYOCERA-Multifunktionssysteme dazu genutzt werden, Patienteninformationen direkt vor Ort zu digitalisieren. Hees Bürowelt installierte daher im Schulterschluss mit KYOCERA und der EVK eine Schnittstelle zur Übergabe von analogen Dokumenten wie Arztberichten oder Behandlungsverträgen in das Krankenhausinformationssystem der jeweiligen Einrichtung. Dies bringt einen immensen
Vorteil für das Arbeiten mit den Patientendokumenten im gesamten Diakoniebereich mit sich.

Das Ergebnis

  • Dank der Auslagerung der gesamten Systembetreuung an die Hees Bürowelt und der Umstellung aller Systeme auf Produkte aus dem Hause KYOCERA wurden die eigenen Mitarbeiter der EVK extrem entlastet und können sich somit ihren Kernkompetenzen widmen. Zudem wurde eine Kostensenkung über die neue Hardware und das dazugehörige Servicekonzept im zweistelligen Prozentbereich erzielt.
  • Durch das gezielte Aufstellen einheitlicher Systeme nach neuesten Energierichtlinien und die Reduktion der vielen Einzelgeräte hin zu multifunktionellen Systemen konnten deutliche Einsparungen im Stromverbrauch erzielt werden. Weiter setzt die Diakonie in Südwestfalen nur noch klimaneutralen Toner von KYOCERA ein. So konnten allein im vergangenen Jahr 12,6 Tonnen CO2 kompensiert werden. Dies ist ganz im Sinne von KYOCERA und der Hees Bürowelt als KYOCERA Green IT-Händler.


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Stellungnahme des Kunden

Das Paper-Output-Management-Konzept der Hees Bürowelt in Verbindung mit den Produkten aus dem Hause KYOCERA hat uns
überzeugt. Wir haben den gesamten Bereich der Dokumentenverarbeitung in die Hände von Profis gelegt, was sich nicht nur
monetär bemerkbar macht. Auch die Zufriedenheit unserer Anwender und die Akzeptanz des Gesamtkonzeptes zeigen, dass dies
der richtige Schritt war. Wenn dann noch ein Plus an Umweltschutz dabei herausspringt, haben wir alles richtig gemacht.

RITA BALVE-EPE IT-LEITERIN EVK EINKAUFS- UND DIENSTLEISTUNGSGENOSSENSCHAFT EG

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