ekom 21

Öffentlicher Sektor

Standortübergreifende Konsolidierung der Drucker- und Kopiererflotte

ekom21 ist der größte kommunale IT-Dienstleister in Hessen und der drittgrößte in Deutschland. Durch ein effizientes Flottenmanagement sowie die Optimierung der Druck-, Scan- und Kopierprozesse konnten die Kosten signifikant gesenkt werden. prozesse.

Background

ekom21 ist der größte kommunale IT-Dienstleister in Hessen und der drittgrößte in Deutschland. In der mittlerweile über 40-jährigen Geschichte hat das Unternehmen bereits zahlreichen Verwaltungen und Institutionen im öffentlichen Sektor geholfen, zentrale Rechenzentrumsleistungen oder lokale IT-Strukturen zu verbessern. Dementsprechend legt man natürlich auch an den drei eigenen Standorten in Gießen, Kassel und Darmstadt größten Wert auf eine effiziente IT-Infrastruktur.

Die Ausgangssituation

Insbesondere bei der vorhandenen Drucker- und Kopiererflotte sah Hans-Jürgen Wieczorek als Leiter des Bereichs IT-Produkte enormes Verbesserungspotenzial. Dabei war die Sicherheit bei Druck- und Scanprozessen ein wichtiges Kriterium, um auch zukünftig das Zertifikat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu tragen.

Die Lösung

  • Ausführliche Analyse der existierenden Outputinfrastruktur sowie der Dokumentenprozesse und der spezifischen Anforderungen an die Druck- und Kopierprozesse bei ekom21 und anschließende Entwicklung einer Optimierungsstrategie.
  • Verbesserung der Sicherheit und Verfügbarkeit durch die Follow-Me-Printing-Lösung SequiMe des KYOCERA-Kooperationspartners SequiSoft GmbH: Die Druckausgabe erfolgt somit erst nachdem sich der Mitarbeiter am Multifunktionssystem authentifiziert hat.
  • Erstellung eines individuellen Service-Konzepts inkl. Tonerbevorratung durch den KYOCERA-Partner F-H Fröhlich Handelsgesellschaft mbH.

Das Ergebnis

  • Reduktion der Kosten durch effizientes Flottenmanagement sowie Optimierung der Druck-, Scan- und Kopierprozesse.
  • Entlastung der Administration durch ein kostenoptimiertes Servicekonzept der F-H Fröhlich Handelsgesellschaft mbH inkl. Management von Verbrauchsmaterialien (Toner etc.).
  • Verbesserung der Sicherheit von Ausdrucken gemäß BSI-Richtlinien bzw. sowie Optimierung der System-Verfügbarkeit.


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Stellungnahme des Kunden

Die Fa. Fröhlich und KYOCERA haben alle unsere Erwartungen an ein sicheres und effizientes Drucken und Kopieren mehr als erfüllt. Insbesondere dass die Nutzer nun immer ein freies System wählen können, an dem sie ihre Aufträge abholen, wurde seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr gut aufgenommen. Überdies konnten wir durchaus einen Rückgang des Druckvolumens verzeichnen, was sich in besonderem Maße in niedrigeren Kosten bemerkbar machte. Wir sind mit dem MDS-Konzept sowie der Betreuung rundum zufrieden. Unsere Entscheidung für KYOCERA bzw. die Firma Fröhlich war zu einhundert Prozent richtig.

Hans-Jürgen Wieczorek Leiter des Bereichs IT-Produkte

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