Evangelische Stiftung Volmarstein

20 Prozent geringere Kosten dank Modernisierung

Die Evangelische Stiftung Volmarstein hat durch die Modernisierung ihrer Systemflotte nicht nur die Kosten um 20 Prozent gesenkt, sondern durch die Einführung eines Flottenmanagements ihren administrativen Aufwand deutlich verringert.

Background

Im Jahr 1904 gegründet, hat sich die Evangelische Stiftung Volmarstein in Wetter (Ruhr) im Laufe der Jahre zu einer Komplexeinrichtung der diakonischen Behinderten-, Kranken- und Seniorenhilfe entwickelt. In den Volmarsteiner Einrichtungen, zu denen unter anderem drei Krankenhäuser, eine Förderschule sowie das Forschungsinstitut Technologie und Behinderung (FTB) gehören, arbeiten etwa 3.200 Mitarbeiter, die über 3.000 Kinder, Jugendliche, Erwachsene und Senioren sowie mehrere tausend Patienten pro Jahr betreuen.

Die Ausgangssituation

Bedingt durch die unterschiedlichen Standorte der Einrichtungen ist der Aufwand, eine effiziente Drucker- und Kopierer-Infrastruktur bereitzustellen, sehr hoch. Die Mitarbeiter in der IT waren daher stark in Aufgaben eingebunden, die entsprechend Zeit in Anspruch nahmen und nicht ausreichend Kapazitäten für originäre Aufgaben ließen. Hierzu trugen auch die unterschiedlichen Bedienoberflächen bei, die den Support der Systeme in den einzelnen Einrichtungen ebenfalls erschwerten. Ein Beispiel ist hier das Erfassen von Zählerständen: Diese mussten händisch erfasst werden, was nicht nur viel Zeit in Anspruch nahm, sondern auch fehleranfällig war. Ein wesentlicher Kostentreiber war auch der Einkauf der Toner: Neben dem hohen Verwaltungsaufwand des Beschaffungsprozesses gab es in manchen Einrichtungen auch einen Überschuss an vorrätigen Tonerkartuschen, welches demensprechend kostenintensiv war. Im Zuge einer Neuausrichtung der Drucker-infrastruktur sollte daher die IT-Abteilung die Beschaffung und Belieferung der Toner sicherstellen. Das Problem: Da die IT-Abteilung mit insgesamt 13 Mitarbeitern für 1.500 Clients, 150 Servern und ca. 500 Netzwerkdrucker zuständig war, bestanden hierfür keine Kapazitäten. IT-Leiter Dietmar Fabisch suchte deswegen eine Lösung, die nicht nur den internen Aufwand, sondern auch die Kosten für den Betrieb der Druckerinfrastruktur reduzierte.

Die Lösung

Die Evangelische Stiftung Volmarstein entschloss sich zu einer Modernisierung und Konsolidierung des Systemparks: In den Einrichtungen sind nur noch ressourcenschonende Systeme von KYOCERA Document Solutions im Einsatz. So sind mit den Schwarzweißdruckern ECOSYS P2135dn und FS-4200DN sowie den Multifunktionssystemen ECOSYS M2535dn, TASKalfa 3051ci und TASKalfa 3501i nur noch wenige unterschiedliche Modelle im Einsatz. Diese überzeugten Dietmar Fabisch nicht nur durch ihre Zuverlässigkeit, sondern vor allem durch ihre Leistungsfähigkeit. Besonders von Vorteil ist hier vor allem die einheitliche Treiber bzw. Benutzeroberfläche, die eine einfache Anwendung der Systeme durch die Mitarbeiter ermöglicht. Dies senkt nicht nur den Supportaufwand der Flotte, sondern stellt auch eine hohe Verfügbarkeit sicher: Das ist besonders im zeitkritischen bzw. hektischen Krankenhaus- und Pflegebetrieb von Vorteil.

Um die Administration der Flotte weiter zu optimieren und die Kosten zu senken, wurde mit Unterstützung des KYOCERA-Fachhändlers Andreas Wormstall Bürotechnik eine Softwarelösung installiert, mit der sich die Zählerstände der Systeme bequem auslesen lassen und zur Abrechnung übermittelt werden können. Diese werden dann automatisch im Warenwirtschaftssystem des Partners Andreas Wormstall Bürotechnik erfasst. Die Software, die vom KYOCERAKooperationspartner SequiSoft entwickelt wurde, ermöglicht die zentrale Verwaltung der eingebundenen Systeme und informiert zugleich über Tonerengpässe. So kann die Firma Wormstall Bürotechnik proaktiv reagieren und den Toner bedarfsgerecht zum Standort des Systems liefern. Weiterhin können anfallende Störmeldungen ohne Umwege direkt an den Dienstleister übermittelt werden. Eine immense Zeit- und Kostenersparnis für die Evangelische Stiftung.

Das Ergebnis

  • Durch die Modernisierung und Konsolidierung der Multifunktions- und Drucksysteme konnten die Kosten für den Betrieb um mindestens 20 Prozent gesenkt werden.
  • Durch das Aufsetzen eines Flottenmanagements wurde die Administration deutlich vereinfacht. So können die Ausdrucke und Kopien nun einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden, was zu mehr Transparenz bei den Druckkosten führt.
  • Durch die Installation der Softwarelösung von SequiSoft übernimmt der KYOCERA-Partner Andreas Wormstall Bürotechnik die Tonerbelieferung proaktiv und bedarfsgerecht, was die IT zusätzlich entlastet hat.
  • Die Umweltbilanz der Evangelischen Stiftung Volmarstein konnte deutlich verbessert werden: So wurde nicht nur ein Rücknahmesystem für leere Tonerbehälter eingeführt – durch den Einsatz des klimaneutralen KYOCERA-Originaltoners druckt die Organisation fast CO2-neutral: 11,62 Tonnen des Treibhausgases werden so im Jahr eingespart.


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Stellungnahme des Kunden

Die automatisierte Zählerstandsübermittlung und Tonerbelieferung sowie die Standardisierung der Systeme stellen für uns eine absolute Arbeitserleichterung dar. Wir sind mit den KYOCERA-Systemen und dem Service unseres Partners Andreas Wormstall mehr als zufrieden. Darüber hinaus freuen wir uns, dass wir mit dem CO2-neutralen Toner auch einen Beitrag für unsere Klimabilanz leisten konnten

Dietmar Fabisch IT-Leiter

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