Diakonie Michaelshoven

Die Diakonie Michaelshoven setzt sich mit rund hundert angeschlossenen Einrichtungen in Köln und Umgebung seit über 60 Jahren in allen sozialen Belangen für die Menschen ein. Um die Druck- und Kopierprozesse effizienter und transparenter zu gestalten, modernisierte man die Systemlandschaft und konnte so eine Kostensenkung um 30 Prozent erzielen.

Background

Die Diakonie Michaelshoven ist der größte diakonische Träger im Kölner Raum. Rund 2.000 Mitarbeiter und 400 Ehrenamtliche sind täglich in weit mehr als 100 Einrichtungen im Einsatz und setzen sich für die sozialen Belange der Menschen in der Region ein. Dazu gehört vor allem die Betreuung von Kindern, Jugendlichen und Senioren, von Menschen mit Behinderung sowie von Männern und Frauen in schwierigen Lebenslagen. Mehrere tausend Menschen in Köln und Umgebung sind jährlich auf die Hilfe und Unterstützung der Diakonie Michaelshoven angewiesen. Dabei sieht sich die Diakonie, als gemeinnütziges Non-Profit-Unternehmen, zahlreichen Herausforderungen gegenübergestellt: So können viele wichtige Angebote, die über eine reine Basisversorgung hinausgehen, nur über Spenden finanziert werden. Effiziente Prozesse sind daher die Voraussetzung dafür, dass die Diakonie auch in Zukunft ihre Leistungen anbieten kann.

Die Ausgangssituation

Die existierende Drucker- und Kopiererflotte entsprach nicht mehr den Anforderungen der Diakonie Michaelshoven. So nahm die Zuverlässigkeit der Maschinen aufgrund des Alters ab, während die in öffentlichen Bereichen eingesetzten Systeme nicht vor fremdem Zugriff geschützt waren. Ferner war der existierende Service-Vertrag aufgrund fehlender Transparenz nicht zufriedenstellend. Dies resultierte in langen Ausfallzeiten sowie hohen Druckkosten. Auch eine Zuweisung der Systeme auf andere Kostenstellen war aufgrund des existierenden Vertrags nicht möglich. Weiterer Optimierungsbedarf bestand bei der Beschaffung des Verbrauchsmaterials. Hier gab es oft Überkapazitäten, die in den dezentralen Beschaffungsprozessen begründet lagen. Überdies entsprachen die Umwelteigenschaften der alten Flotte nicht den Anforderungen der Diakonie, da diese einen hohen Energiebedarf hatte und neben den Kosten entsprechende CO2-Emissionen verursachte.

Die Lösung

Die Diakonie Michaelshoven schrieb die Drucker- und Kopierer-Infrastruktur neu aus. Den Zuschlag erhielt der KYOCERA-Partner Wietholt/Bresser. Als erste Maßnahme wurde die alte Systemlandschaft durch fortschrittliche und ressourcenschonende Systeme von KYOCERA Document Solutions ausgetauscht. Dadurch konnten nicht nur die Druckkosten gesenkt werden, sondern auch die Zuverlässigkeit der Systeme konnte gewährleistet werden. Über eine Flottenmanagement- Software erfolgt die Verbrauchsmaterialbeschaffung sowie der Support der Systeme zentral über Wietholt/Bresser, wodurch die interne Administration der Diakonie entlastet werden konnte. Zudem wurde die Cost-Control- und Security-Lösung MyMFP vom KYOCERA-Kooperationspartner GeniusBytes installiert. Mit MyMFP lassen sich Druckaufträge zentral verwalten. Dazu authentifizieren sich die Anwender direkt am System über ihren Transponder, ehe der Scan-, Druck- oder Kopiervorgang ausgelöst wird. Dies ermöglicht eine eindeutige Kostenzuordnung und Vergabe von Berechtigungen

Auf diese Weise wird zugleich der Zugriff auf die Systeme durch unbefugte Personen verhindert und die Sicherheit der Dokumente verbessert. Ein umfassendes automatisches Monitoring macht es den IT-Verantwortlichen der Diakonie leicht, eine hohe Verfügbarkeit der Systeme sicherzustellen.

Das Ergebnis

  • Durch die Modernisierung der Druckerflotte konnten die Druckkosten um 30 Prozent gesenkt werden.
  • Die neuen, ressourcenschonenden KYOCERA-Systeme benötigen deutlich weniger Energie als die vorherigen Modelle.
  • Auf diese Weise wurde die Klimabilanz der Diakonie Michaelshoven deutlich verbessert. Durch den Einsatz des klimaneutralen
  • Originaltoners von KYOCERA kann die Diakonie über die gesamte Projektlaufzeit zudem 62 Tonnen CO2 kompensieren.
  • Der Einsatz von MyMFP gewährleistet die Vertraulichkeit von Dokumenten sowie eine bessere Verfügbarkeit der Systeme an allen Standorten.
  • Druck- und Kopierkosten können nun einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden.


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Stellungnahme des Kunden

Wir sind mit der Projektabwicklung durch Wietholt/Bresser sehr zufrieden. Der Roll-out der über 300 Maschinen erfolgte überaus schnell und unkompliziert. Wir konnten die Leistungsfähigkeit unserer Druckerflotte in allen Bereichen optimieren und unsere Kosten senken. Unsere IT-Abteilung profitiert darüber hinaus von einem transparenten Service-Konzept sowie der Lösung MyMFP, mit der sich Druck- und Kopierkosten nun einzelnen Abteilungen bzw. Kostenstellen zuordnen lassen. Dank der ressourcenschonenden KYOCERA-Systeme und des klimaneutralen Toners haben wir überdies unsere CO2 -Bilanz verbessert. Dass wir über das KYOCERA-Tonerprojekt zudem einen Beitrag für die Menschen in Kenia leisten, ist natürlich ein weiteres Plus, das unserem diakonischen Auftrag nachkommt.

Manfred Fuchs Leitung Zentraleinkauf

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