A. Kempf Getränkegroßhandel GmbH

Logistik

Dank der KYOCERA Prozessoptimierung konnte die A. Kempf Getränkegroßhandel GmbH gemeinsam mit der jaka GmbH & Co. KG ihre papierbasierten Dokumenten-Workflows schneller, sicherer und kosteneffzienter gestalten.

Background

Die A. Kempf Getränkegroßhandel GmbH ist einer der führenden Getränkegroßhändler in Südwestdeutschland. Als hundertprozentiges Tochterunternehmen der EDEKA Handelsgesellschaft Südwest mbH beliefert das in Offenburg ansässige Unternehmen sämtliche EDEKA-Märkte in der Region. An den drei Standorten in Offenburg, Balingen und Heddesheim kümmern sich Mitarbeiter um die Beschaffung, die Lagerung, den Transport und die Vermarktung von Getränken auf höchstem Qualitätsniveau. Das Sortiment umfasst alle führenden Getränkemarken und EDEKA-Eigenmarken.

Die Ausgangssituation

Lieferscheine, Bestellformulare oder Rechnungen: Für das Logistikunternehmen A. Kempf spielt das Erfassen sowie die Bearbeitung und Weitergabe von Dokumenten eine wichtige Rolle. Ein Beispiel ist hierfür die Abholung von Leergut aus den unterschiedlichen Filialen: Rund 220 Fahrer sind jeden Tag im Einsatz, um die zurückgenommenen Transporteinheiten und -mittel (z. B. Paletten oder Rollcontainer) zu erfassen. Dazu mussten sie bisher ein vorgedrucktes Formular ausfüllen und die jeweilige Anzahl zurückgenommener Transporteinheiten erfassen. Der Beleg wurde dann vom Kunden unterschrieben und anschließend mit einem Barcode versehen. Hatte der Fahrer seine Tour beendet, musste er die Belege in der Zentrale abgeben, wo diese von den Mitarbeitern im Back-Office manuell ins Warenwirtschaftssystem eingearbeitet wurden: Dazu mussten nicht nur die auf den Belegen erfassten Daten mit dem tatsächlich abgeholten Leergut abgeglichen werden – das Leergut wurde im Lager der Firma Kempf auch noch einmal maschinell erfasst und gezählt – sondern auch händisch in das System eingepflegt werden, damit der Abrechnungsprozess angestoßen werden konnte. Bei knapp 560 Belegen, die pro Tag eingingen, ein immenser Zeit- und Personalaufwand, der durch die manuelle Erfassung zudem auch fehleranfällig war.

Die Lösung

Der Belegfluss sollte erheblich beschleunigt und der manuelle Aufwand reduziert werden. Die Firma A. Kempf wandte sich dazubereits mit einem Lösungsansatz an den Freiburger KYOCERA-Partner jaka GmbH und Co. KG. Darauf aufbauend erarbeitete dieser mittels der KYOCERA Prozessoptimierung ein Optimierungskonzept. Hierzu analysierten die Experten von jaka und KYOCERA zunächst die vorhandenen Prozesse, um ein Verständnis der Workflows zu erhalten und entwarfen darauf au auend ein Verbesserungskonzept. Mit einem neuen Workflow sollte die Belegerfassung weitestgehend automatisiert werden.

Dazu entwickelte man zunächst ein neues Formular, das auf einer Art Lochkarte basiert und das vom Fahrer ausgefüllt wird. Am Ende der Tour gibt er seine Belege im Back-Office ab, wo sie einfach eingescannt werden. Die Belege sind so angelegt, dass die Daten automatisch von der So ware Document Processor Core ausgelesen und direkt mit den in der Zählanlage erfassten Daten abgeglichen werden können. Sollte es hier zu Abweichungen kommen, fordert die So ware sofort die entsprechenden Mitarbeiter dazu auf, den Vorgang zu prüfen. Anders als bisher müssen sie daher nicht mehr jeden eingegangenen Beleg prüfen, sondern noch bei Abweichungen aktiv werden. Ein immenser Zeitgewinn.

Das Ergebnis

  • Mittels der KYOCERA Prozessoptimierung wurden die vorhanden Workflows bei der Belegerfassung analysiert. Darauf aufbauend wurde eine auf die Anforderungen abgestimmte Optimierungsstrategie entwickelt.
  • Durch die Optimierung der Prozesse rund um die Leergutabholung konnten die Bearbeitungszeit sowie der personelle Aufwand für die Leerguterfassung deutlich reduziert werden.
  • Installation der Software-Lösung Document Processor Core, die mittels benutzerfreundlicher Administrationsplattform die Bearbeitung der Belege deutlich vereinfacht hat.


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Stellungnahme des Kunden

Dank der jaka GmbH & Co. KG laufen unsere Prozesse rund um die Erfassung von abgeholtem Leergut jetzt automatisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern hat auch unsere Verwaltungskosten massiv gesenkt. Tatsächlich werden heute nur noch wenige der jährlich rund 135.000 Belege von der Software nicht erkannt und müssen manuell bearbeitet werden.“

Oliver Geiger Leitung IT

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