Effizienzschub für die Kreissparkasse Wiedenbrück

Finanzdienstleistungen

Die Kreissparkasse Wiedenbrück setzt auf ein fortschrittliches Outputkonzept, das sie gemeinsam mit der von Busch GmbH und KYOCERA Document Solutions umgesetzt hat. Dank einer speziell angepassten Version von KYOcontrol konnte die Kreissparkasse den bargeldlosen Bezahlprozess optimieren. So sparte man Zeit und Geld.

Background

Die Kreissparkasse Wiedenbrück ist eine öffentlich-rechtliche Sparkasse mit Sitz in Rheda-Wiedenbrück in Nordrhein-Westfalen. Ihr Geschäftsgebiet erstreckt sich auf die Städte Rheda-Wiedenbrück, Schloß Holte-Stukenbrock und Verl sowie die Gemeinden Herzebrock-Clarholz und Langenberg im Kreis Gütersloh in Ostwestfalen-Lippe. Derzeit beschäftigt die Kreissparkasse Wiedenbrück 314 Mitarbeiter. Sie ist in ihrem Geschäftsgebiet Marktführer im Privatkundenbereich und ist damit nach eigenen Angaben der wichtigste Finanzdienstleister vor Ort. Mit einer Bilanzsumme von fast drei Milliarden Euro und mehr als 100.000 Kunden ist die Sparkasse zudem wichtiger Wirtschaftsfaktor in der Region.

Die Ausgangssituation

Die Kreissparkasse wollte ihre Dokumentenvorgänge mit Hilfe von Digitalisierung effizienter gestalten. Da sie nur über eine schlanke IT-Abteilung verfügt, sollten durch die Digitalisierung selbst keine weiteren Aufwände im Bereich der IT-Services entstehen. Im Fokus der beabsichtigten Optimierung
im Dokumentenmanagement stand der Bereich des papiergebundenen Zahlungsverkehrs. Konkret wollte man den Zahlungsverkehr mittels papierner Überweisungsträger optimieren und den teuren und aufwendigen Prozess dahinter effizienter machen: So wurden nach der Einlieferung durch Kunden die Überweisungsträger in der Kreissparkasse gesammelt und dann von einem externen Dienstleister zur Weiterverarbeitung transportiert. Im letzten Schritt fand dann die Digitalisierung extern statt. Das Ziel der Kreissparkasse Wiedenbrück: Die Digitalisierung und Verarbeitung der Belege sollte direkt in der jeweiligen Geschäftsstelle stattfinden, um so direkt über eine sichere Anbindung die Belegdaten über die K7-Schnittstelle im Zahlungsverkehr zur Weiterverarbeitung zu transferieren. Zusätzlich sollten auch Identifikationsdokumente (wie z. B. Kundenausweise) sicher digitalisiert und in entsprechenden Verzeichnissen direkt abgelegt werden können.

Auch im Bereich Output-Management sollte eine digitale Lösung die Vorgänge straffen und effizienter machen. Funktionen wie Follow Me, authentifiziertes Drucken sowie eine Delegationsfunktion für Ausdrucke sollten verfügbar sein. „Ziel des Kunden war es, den papierenen Zahlungsverkehr zu optimieren, um den kosten- sowie zeitintensiven Transport der Belege überflüssig zu machen. Deshalb war die Sparkasse auf der Suche nach einer Lösung, die diese Aufgabe zuverlässig erledigt und auch in weiteren Bereichen die Dokumentenverarbeitung strafft“, sagt Katharina Opitz, Niederlassungsleiterin Rheda-Wiedenbrück sowie Project & Key Account Specialist bei der von Busch GmbH.

Die Lösung

Die geeignete Lösung fand das Finanzinstitut gemeinsam mit dem langjährigen Systemhauspartner von Busch GmbH: So entschied man sich für die Cost-Control- und Security-Lösung KYOcontrol von KYOCERA Document Solutions. Die Anwendung erlaubt es, für verschiedene ProzesseScan-Workflows zu definieren. Für bestimmte und immer wiederkehrende Dokumente lassen sich Abläufe schaffen, um diese Dokumente gezielt nach vorgegebenen Regeln zu digitalisieren. Ein Beispiel dafür ist der Ausweisscan. Doch der Hauptnutzen liegt im Beleg-Workflow. In der Hauptstelle und in Filialen werden vom Kunden eingereichte Zahlungsverkehrsbelege direkt vor Ort digitalisiert. Die Dokumente werden über die K7-Schnittstelle direkt in das optische Archiv der Sparkasse übertragen, ausgelesen und stehen dann in digitaler Form zur Weiterverarbeitung für den Zahlungsverkehr zu Verfügung. Die Dokumente müssen nur noch in der jeweiligen Geschäftsstelle eingescannt werden, sodass der aufwendige und teure Transport der papiernen Belege an eine zentrale Stelle entfallen kann.


Die Belege werden direkt an das Zahlungsverkehrssystem weitergeleitet und können dann direkt verarbeitet werden. Die zeitaufwendigen Transporte entfallen ebenso, wie der Einscan-Vorgang bei einem Dienstleister. Manuelle Eingriffe in den Ablauf sind praktisch nicht mehr erforderlich, was potenzielle Fehlerquellen drastisch reduziert. Die vorhandene Faxlösung der Kreissparkasse kann von den in KYOcontrol integrierten Geräten genutzt werden. Hierbei wird ein Abteilungspostkorb verwendet. Er stellt sicher, dass Antworten im richtigen Verteiler landen. Die Faxe lassen sich so gezielter bearbeiten. Für Faxe entstehen keine Ausdrucke, und die bisher eingesetzte Fax-Hardware kann entfallen.

Auch im Druck hat die Kreissparkasse mit KYOcontrol ihren Papierverbrauch optimiert. Es sind nur noch finale Ausdrucke erforderlich, der eigentliche Prozess läuft auf digitaler Ebene ab. Durch eine Follow-Me-Authentifizierung ist gewährleistet, dass sensible Ausdrucke ausschließlich in die Hände von dazu berechtigten Mitarbeitern gelangen und alle gesetzlichen Vorgaben zum Schutz von Daten auch hier problemlos erfüllt werden. Nicht zuletzt beschleunigt die Endbearbeitung wie Lochen und Heften im Gerät die Vorgänge und bindet keine wichtigen Mitarbeiterressourcen.

Das Ergebnis

„Uns ist es gelungen, den beleglosen Zahlverkehr umzusetzen“, sagt Karsten Bergemann, Abteilungsleiter Organisation der Kreissparkasse Wiedenbrück. Damit habe man in diesem Bereich Pionierarbeit geleistet. „Durch das digitale Belegmanagement haben wir nicht nur die Bearbeitungsprozesse im Sinne unserer Kunden beschleunigen können, sondern schaffen auch zusätzliche Sicherheit“, so Karsten Bergemann zu den Vorteilen. „Durch den optimierten Prozess können wir uns nun noch fokussierter auf unser Kerngeschäft konzentrieren.“

Die Umsetzung verlief weitestgehend ohne Probleme. Die größte Herausforderung für den Beleg-Scan-Workflow ist, dass die Fehlerquote möglichst gering sein muss. Hier wurde während des Roll-outs der Lösung vor Ort beim Kunden eine umfangreiche Justage vorgenommen, so dass dieses Ziel erreicht wurde. Die von der Kreissparkasse Wiedenbrück eingesetzte Lösung KYOcontrol ist speziell dafür entwickelt worden, ein papierbasiertes System in einen digitalen Workflow zu überführen. Das geschieht effizient und gleichzeitig kostengünstig.



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Stellungnahme des Kunden

Unser Anliegen ist es, unsere dokumentenbasierte Prozesse ins digitale Zeitalter zu überführen. Hier haben wir mit der von Busch GmbH und Kyocera zwei kompetente Partner an unserer Seite, die uns hier optimal unterstützen. Auf diese Weise können wir zentrale Workflows deutlich effizienter gestalten, wovon nicht nur unsere Mitarbeiter profitieren, sondern vor allem unsere Kunden.

Karsten Bergemann Abteilungsleiter Organisation

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