Hama GmbH & Co KG

Handel

Die Hama GmbH & Co KG hat mit Systemen sowie Lösungen von KYOCERA und Bissinger ihre Druckerflotte modernisiert und konsolidiert. Im Zuge dessen wurde ein Follow-to-Print-Konzept aufgesetzt sowie ein zentrales Monitoring-System etabliert. Die Druck- bzw. Kopierkosten konnten damit gesenkt werden.

Background

Im Jahr 1923 in Dresden als Hamaphot KG gegründet, ist die Hama GmbH & Co KG heute ein international agierender Anbieter von Foto-, Unterhaltungselektronik- sowie Computer- und Telekommunikationszubehör. Auch Weiße Ware und Schulutensilien zählen zum Produktportfolio. Die Hama GmbH & Co KG beschäftigt dabei weltweit rund 2.500 Mitarbeiter, von denen etwa 1.500 Mitarbeiter am Stammsitz im bayerischen Monheim tätig sind.

Die Ausgangssituation

Über die Jahre war ein heterogener Systempark bestehend aus unterschiedlichen Modellen und Marken entstanden, der hohe Druck-, Wartungs- und Reparaturkosten verursachte. Zudem wurde ein Teil der Flotte von der IT-Abteilung beschafft und betreut, ein anderer Teil jedoch von der Abteilung Organisation. Für die Mitarbeiter war daher nicht immer erkennbar, welcher Fachbereich bei Serviceanfragen zuständig war.

Überhaupt fehlte es an der nötigen Transparenz: So mussten etwa einmal im Quartal die Zählerstände sämtlicher Systeme mit einem Wartungsvertrag ausgelesen werden. Da eine zentrale Erfassungsmöglichkeit fehlte, musste das Auslesen manuell erfolgen, was für die Administratoren einen großen Aufwand bedeutete.

Des Weiteren war die Tonerbeschaffung und -bevorratung eine  Herausforderung und schlug sich in hohen Kosten nieder. Da es bei der alten Flotte an Transparenz mangelte, musste die Hama GmbH & Co KG für die vielen verschiedenen Modelle jeweils entsprechende Tonermengen vorrätig haben bzw. lagern. Überdies bestand das Risiko, dass Toner mitunter entsorgt werden musste, sobald ein System einen irreparablen Defekt hatte.

Die Lösung

Um die Transparenz der Drucker und Multifunktionssysteme zu erhöhen und die Kosten in diesem Bereich zu senken, entschloss sich die Hama GmbH & Co KG gemeinsam mit einem externen Dienstleister eine Optimierungsstrategie zu erarbeiten. Um die beste Lösung für das Unternehmen zu finden, führte man in einem ersten Schritt eine Analyse der alten Output-Infrastruktur durch. Nach der eingehenden Auswertung der Inventarisierungsdaten entwickelten die externen Dienstleister einen Verbesserungsvorschlag, der dann von den Verantwortlichen der Hama GmbH & Co KG mit allen Abteilungen diskutiert bzw. entsprechend adaptiert wurde.

In einem zweiten Schritt erfolgte der Rollout der neuen KYOCERASysteme. Ineffiziente Arbeitsplatzdrucker wurden durch moderne Multifunktionssysteme ausgetauscht, sodass die Mitarbeiter nun nicht nur drucken, sondern auch auf hilfreiche Scan- und Kopierfunktionen zurückgreifen können. Die Geräteanzahl konnte im Zuge dessen reduziert werden, sodass aktuell nur noch acht Modelle bei Hama im Einsatz sind: die Schwarzweiß-Drucker FS-4200DN bzw. FS-4300DN, die Farb-Multifunktionssysteme FS-C2626MFP undFS-C8525MFP, die leistungsfähigen TASKalfa-Maschinen TASKalfa 4550i und TASKalfa 3050i sowie die Farblaserdrucker FS-C5350DN bzw. FS-C5400.

Um die Transparenz und Dokumentensicherheit zu erhöhen, wurde  zudem die Follow-to-Print-Lösung SequiMe installiert. Die Mitarbeiter können sich dadurch an einem verfügbaren System authentifizieren, um einen Druckauftrag abzuholen oder um zu scannen bzw. zu kopieren. Ferner wurde ein Flottenmanagement-Tool eingerichtet, das die zentrale Verwaltung der Systeme ermöglicht.

Das Ergebnis

  • Durch die Entwicklung und Umsetzung eines Optimierungskonzepts konnte die Effizienz der Output-Infrastruktur bei der Hama GmbH & Co KG gesteigert werden.
  • Durch das Festlegen von Druckregeln (z. B. Outlook-Ausdrucke werden nur in Schwarzweiß ausgegeben) konnte die Anzahl an Farbdrucken um 30 Prozent reduziert werden.
  • Durch eine regelbasierte Drucksteuerung erfolgt ferner eine optimale Lastverteilung. Größere Druckjobs werden automatisch von den Arbeitsplatzgeräten an die effizienteren Multifunktionsdrucker weitergeleitet und der Anwender über den Vorgang informiert.
  • Dank der Print-&-Follow-Lösung SequiMe wurden die Dokumentensicherheit und die Verfügbarkeit der Druck- und Multifunktionssysteme erhöht. Allen Mitarbeitern stehen damit umfangreiche Scan-, Druck- und Kopierworkflows zur Verfügung, die die tägliche Arbeit vereinfachen.
  • Der Administrationsaufwand sowie Tonerbevorratung wurden durch das Aufsetzen eines Flottenmanagement-Tools erheblich verschlankt. Der Status aller Systeme kann nun online eingesehen werden und Zählerstände lassen sich per Mausklick abrufen.
  • Auch Toner- bzw. Verbrauchsmaterialbestellungen wurden auf diese Weise automatisiert.
  • Durch den Einsatz des klimaneutralen Originaltoners von KYOCERA Document Solutions Deutschland konnte die Hama GmbH & Co KG ihre Umweltbilanz verbessern: So kompensiert das Unternehmen auf diese Weise jährlich rund 6,7 Tonnen CO


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Stellungnahme des Kunden

Das Konzept ist voll aufgegangen. Dabei haben uns die Experten von Bissinger kompetent beraten und den Rollout professionell durchgeführt. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit wurde durch geringere Ausfallzeiten, höhere Funktionalität und die bessere Verfügbarkeit der Systeme gesteigert.

Dieter Walter Leitung Organisation

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