SC Freiburg

Sport

Bundesligataugliche Dokumentenprozesse

Für den Fußball-Bundesligisten SC Freiburg haben KYOCERA und die Firma jaka GmbH ein Konzept zur Optimierung der Dokumentenprozesse erarbeitet. Neben der Konsolidierung des Geräteparks wurde mit der Software-Lösung SequiMe ein Print-&-Follow-Konzept umgesetzt und die Tonerbeschaffung über das Printer Asset Management (PAM) automatisiert.

Background

Der SC Freiburg ist mit über 8.100 Mitgliedern einer der erfolgreichsten und wohl auch bekanntesten Vereine im Breisgau. Regelmäßig strömen bis zu 24.000 Fans zu den Bundesliga-Heimspielen ins Schwarzwald-Stadion. Vor allem die Saison 2012/2013 verlief für den SC erfolgreich. So qualifizierte man sich für die UEFA Europa League und zog 2013 sogar ins Halbfinale des DFB-Pokals ein. Vor allem in puncto Nachwuchsarbeit genießt der Verein bundesweit einen hervorragenden Ruf. Zahlreiche Profis wurden hier bereits ausgebildet. Nicht umsonst gehören die Freiburger Profimannschaften mit zu den jüngsten Teams im deutschen Spitzenfußball. Zudem weist der Profikader einen überdurchschnittlich hohen Anteil von Spielern auf, die aus der eigenen Ausbildung kommen.

Die Ausgangssituation

Die IT-Abteilung des SC Freiburg hat in den vergangenen Jahren gleich mehrere Projekte umgesetzt, die die Optimierung von Prozessen zum Ziel hatten. Im Fokus standen hierbei nicht nur die Geschäftsstelle, sondern auch das Stadion inklusive Fanshop sowie die Freiburger Fußballschule. In diesem Rahmen stellte man auch die Effizienz der vorhandenen Drucker- und Kopiererflotte auf den Prüfstand. Da diese heterogen gewachsen war und somit aus einer Vielzahl von Systemen unterschiedlicher Hersteller bestand, verursachte die alte Flotte nicht nur hohe Kosten, sondern auch einen hohen administrativen Aufwand. Insbesondere die Toner-Beschaffung und -bevorratung war kosten- und zeitintensiv, da es an einer zentralen Übersicht des Verbrauchsstatus der einzelnen Systeme mangelte. Ein weiterer Punkt war das Thema Datensicherheit. Da die Druck- bzw. Multifunktionssysteme auch in sensiblen Bereichen eingesetzt werden, mangelte es an einer Lösung, mit der sich die Vertraulichkeit entsprechender Dokumente garantieren lässt.

Die Lösung

Um die Output-Kosten zu senken wurden an allen Standorten die effizienten Druck- und Multifunktionssysteme von KYOCERA aufgestellt. Zur Optimierung der Beschaffungsprozesse wurde die ITAM Group-Lösung Printer Assetmanagement (PAM) eingeführt. Mit PAM gewinnt die Einkaufs- bzw. IT-Abteilung des SC Freiburg einen zentralen Überblick über ihre Druckerinfrastruktur und optimierten und automatisierten ihre Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse, in Verbindung mit ihren anderen IT-gesteuerten Systemen (ERP). Damit steht der IT-Abteilung nicht nur eine detaillierte Auswertung des Gerätebetriebs zur Verfügung, auch die bisher händische Bestellung von Verbrauchsmaterialien wie Toner läuft nun vollkommen automatisiert ab. Um die Dokumentensicherheit zu erhöhen setzt der SC Freiburg ferner die Follow-Me-Printing Lösung SequiMe ein. Dadurch können Ausdrucke, Scans und Kopien nur von authentifizierten Benutzern ausgelöst werden. Die Authentifizierung erfolgt dabei direkt am gewünschten Gerät über einen Transponder, den de Mitarbeiter bei sich tragen. So wird sichergestellt, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände fallen. Gleichzeitig steigt die Effizienz, da unnötige oder unbefugte Ausdrucke reduziert bzw. verhindert werden.

Das Ergebnis

  • Verbesserung der Dokumentenprozesse und der Verfügbarkeit durch den Einsatz ressourcenschonender Druck- und Kopiersysteme im Stadionbereich (insb. im Fanshop), der Geschäftsstelle sowie in der Freiburger Fußballschule.
  • Erhöhung der Dokumentensicherheit durch den Einsatz der Print-&-Follow-Lösung SequiMe, mit der Dokumente einem Anwender zugeordnet werden. Somit werden keine Dokumente erzeugt oder verarbeitet, die von unberechtigten Personen eingesehen werden können.
  • Entlastung der IT-Abteilung und des Einkaufs durch das Aufsetzen eines individuellen Service-Konzepts des KYOCERA Partners jaka GmbH.
  • Verbesserung der Beschaffungsprozesse sowie Minimierung von Materiallagerung durch den Einsatz der Lösung Printer Asset Management (PAM) mit der bedarfsorientierte Bestellungen möglich sind.


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Stellungnahme des Kunden

Das Konzept der jaka GmbH und KYOCERA hat uns überzeugt. So waren wir in der Lage unsere Druckprozesse zu optimieren und die Datensicherheit zu erhöhen. Dank des Printer Asset Managements haben wir zudem unseren internen Aufwand gesenkt. So liefert uns die Lösung detaillierte Informationen zur Wirtschaftlichkeit der einzelnen Druck- und Multifunktionssysteme, sodass wir die bisher händische Bestellung der Verbrauchsmaterialien
vollständig automatisieren konnten.

Rolf Müller IT-Manager Sport-Club Freiburg e.V.

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