Ausweis-Scan für die Sparkasse Aachen

Finanzdienstleistungen

Die Sparkasse Aachen erfüllt ihre gesetzliche Verpflichtung einer Legitimationsprüfung mit Hilfe der MFP von Kyocera Document Solutions und einer speziell angepassten Version der Print-und-Follow-Solution KYOcontrol. Die fehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten wird vermieden. Der dokumentenbasierte Geschäftsprozess wird durch Automatisierung effizienter, die Einhaltung aller Bestimmungen und Vorschriften ist sichergestellt.

Background

Die Sparkasse Aachen ist die viertgrößte in Nordrhein-Westfalen. Sie unterhält in der Städteregion Aachen fast 90 Geschäftsstellen. Fast 2.200 Mitarbeiter sind hier beschäftigt. In den Jahren 2017 und 2018 wurde die Sparkasse Aachen nach einem Test als beste Bank Deutschlands ausgezeichnet (Quelle: DIE WELT / Deutsches Institut für Bankentests GmbH).

Die Ausgangssituation

Das öffentlich-rechtliche Geldinstitut ist, wie alle Banken in Deutschland, gesetzlich dazu verpflichtet, beispielsweise bei einer Kontoeröffnung eine Legitimation zu verlangen, so dass niemand unter falschem Namen oder für eine andere Person eine neue Bankverbindung einrichten kann. Hierfür muss der Bankkunde ein Ausweisdokument z. B. Personalausweis vorlegen. Die Sparkasse ist verpflichtet eine Kopie anzufertigen.

Dieser alltägliche Ablauf geschah bis vor kurzem auf konventionelle Art und Weise: Der Sparkassenmitarbeiter erstellte eine Fotokopie des Ausweises und sendete diese zur Zentrale der Sparkasse. In der Zentrale wurde dieses Papier gescannt und die Datei digital gespeichert. Dieses Verfahren beinhaltete mehrere Arbeitsschritte und die Qualität der gescannten Fotokopie ließ zu wünschen übrig.

„Unser Ziel war es, die Lesbarkeit der gespeicherten Ausweisdatei zu erhöhen und den gesamten Ablauf effizienter und sicherer zu gestalten“, erklärt Jürgen Rader, bei der Sparkasse Aachen verantwortlich für die IT-Infrastruktur. Hierfür sondierte die Sparkasse den Markt nach geeigneten Lösungen. Viele Angebote erwiesen sich jedoch entweder als sehr kostspielig oder wenig intuitiv in der Bedienung. 

Die Lösung

Fündig wurde das Finanzinstitut schließlich bei Kyocera Document Solutions. Die angebotene Lösung auf Basis der Print-&-Follow-Lösung arbeitet mit nahezu allen MFPModellen von Kyocera. „Das war für uns ein wichtiges Argument, denn wir nutzen Kyocera MFP ohnehin in nahezu jeder Geschäftsstelle“, erläutert Jürgen Rader. Mittels Firmware-Update und dem Ergänzen einer SD-Karte konnten die vorhandenen Geräte fit für den Ausweis-Scan gemacht werden.


Vor der Entscheidung, die Lösung durchgängig zu nutzen, testete die Sparkasse einen Prototyp mit der Wunschkonfiguration. Danach setzten vier Pilot-Filialen die neue Lösung ein und sammelten erste Erfahrungen im Alltagsbetrieb. „Wir erhielten hier von den Mitarbeitern durchgängig ein sehr positives Feedback“, unterstreicht Jürgen Rader. Die Mitarbeiter begrüßen die Zeitersparnis, anfängliche Start-Probleme wurden schnell gelöst. Nach dem Testlauf fiel deshalb die Entscheidung, die Lösung anzuschaffen und flächendeckend in allen Filialen einzusetzen. 

Die Ausweisbilder der Kunden werden jetzt mit Hilfe von der Print-und-Follow-Solution KYOcontrol automatisch als PDF- und XML-Dateien auf einem Laufwerk gespeichert. Mittels einer Prüfroutine werden Fehler vermieden und die zuvor komplett manuelle Weiterbearbeitung entfällt. Da der Ausweis-Scan direkt digital am richtigen Ort vorliegt, entfallen hierfür alle früher notwendigen Backoffice-Aufgaben. „Der neue Prozess spart in erheblichem Maße Zeit“, betont Jürgen Rader.

Der Roll-out der neuen Lösung erfolgte nach den Testläufen weitgehend remote innerhalb weniger Wochen – man blieb voll im Zeitplan. Mitarbeiterschulungen waren nicht notwendig. „Fragen an die IT-Abteilung beschränkten sich lediglich darauf, wann welche Geschäftsstelle die neue Lösung nutzen kann“, freut sich Rader. In zehn Geschäftsstellen mussten Altgeräte gegen moderne Kyocera MFP getauscht werden.

Das Ergebnis

„Das Investitionsvolumen blieb erfreulich niedrig und unsere Mitarbeiter in den Geschäftsstellen sind ebenso wie wir rundum zufrieden“, unterstreicht Jürgen Rader. „Die Qualität der gescannten Ausweisdokumente ist jetzt erheblich besser und diese sind schneller im Archiv verfügbar“, so Rader. Die manuelle Nachbearbeitung im Backoffice wird vollständig eingespart. Nur vereinzelt traten Probleme während des Roll-outs auf und im alltäglichen Einsatz überzeugt die neue Lösung die Sparkasse Aachen jetzt in vollem Umfang. Die bei der Sparkasse Aachen eingesetzte Lösung basiert auf der Print-und-Follow-Solution KYOcontrol und ist speziell für Sparkassen geeignet. KYOcontrol – Die Lösung für prozessorientierte Dokumentenverarbeitung – ist dafür entwickelt worden, umfangreiche Prozesse bei der Dokumentenverarbeitung und beim Dokumenten-Outputmanagement zu optimieren.


Durch individuell festgelegte Regeln werden bei der Sparkasse Scans direkt verarbeitet und verteilt. KYOcontrol verfügt über Schnittstellen, über die es nahtlos in die IT- und Dokumentenstruktur eingebunden oder an weitere Systeme, wie zum Beispiel ein DMS, angebunden werden kann.



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Stellungnahme des Kunden

Das Investitionsvolumen blieb erfreulich niedrig und unsere Mitarbeiter in den Geschäftsstellen sind ebenso wie wir rundum zufrieden. Die Qualität der gescannten Ausweisdokumente ist jetzt erheblich besser und diese sind schneller im Archiv verfügbar.

Jürgen Rader IT-Leiter

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