Optimierte Druckprozesse für die Sparkasse Mainz

Finanzdienstleistungen

Die Sparkasse Mainz optimierte ihre Druck- und Kopierprozesse mit Systemen und Lösungen von KYOCERA Document Solutions und der B&W Unternehmensgruppe. Dadurch wurden nicht nur die Kosten gesenkt, sondern es wurde auch eine Validierung der Dokumenteninfrastruktur durch die Finanzinformatik (FI) erreicht.

Background

Die Sparkasse Mainz ist mit einer Bilanzsumme von über zwei Milliarden Euro und rund  Mitarbeitern einer der größten Finanzdienstleister in der Region. Das Geschä sgebiet umfasst dabei nicht nur das Stadtgebiet von Mainz, sondern auch die Stadtteile Amöneburg, Kastel und Kostheim sowie den ehemaligen Landkreis Mainz. Hier ist die Sparkasse Mainz an 47 Standorten vertreten und somit Anlaufpunkt für Privat- und Geschäftskunden in der Umgebung.

Die Ausgangssituation

Generell ist es das Ziel der Sparkasse Mainz, papierarm zu arbeiten. Nichtsdestoweniger gibt es geschäftsbedingt nach wie vor unterschiedliche Vorgänge, bei denen gedruckte Dokumente benötigt werden: Neben Verträgen sind dies vor allem geschä srelevante Unterlagen, Urkunden und Korrespondenz. Hier hat die Sparkasse Mainz einen hohen Qualitätsanspruch an die Ausdrucke. Ebenso hoch sind die Anforderungen an die Dokumentensicherheit. Um hier auch die Vorgaben der Finanzinformatik (FI) zu erfüllen, entschloss sich die Sparkasse, ihre Systemflotte zu optimieren.

Dazu arbeitete man eng mit dem KYOCERA-Fachhandelspartner B&W Unternehmensgruppe zusammen. Eine wesentliche Rolle spielte dabei auch die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs des neuen Systemparks.

Die Lösung

Gemeinsam mit B&W erarbeitete man ein umfängliches Modernisierungskonzept, das  Filialen der Sparkasse Mainz inkludierte. Das Konzept sah dazu den Austausch der vorhandenen Drucker- und
Kopierer-Infrastruktur durch Systeme von KYOCERA Document Solutions vor.


Insgesamt  Drucker und Multifunktionssysteme wurden an die Sparkasse ausgeliefert. Der Rollout und die begleitende Kommunikation an die Mitarbeiter der Sparkasse funktionierten dabei reibungslos.Dazu wurden die Systeme bereits im Vorfeld konfiguriert. Zudem schulte B&W die Anwender im Umgang mit den neuen Systemen, damit diese problemlos die umfangreichen Funktionen der neuen Drucker und MFP nutzen konnten. Um den Anforderungen an die Sicherheit gerecht zu werden, wurden die Systeme zudem mit dem KYOCERA Data Security Kit ausgestattet. Dieses schützt die vertraulichen Druckdaten vor unberechtigten Zugriffen, wodurch die Sparkasse die Anforderungen der FI erfüllt.

Um etwaige Ausfälle der Systemflotte zu vermeiden und einen proaktiven Service zu gewährleisten, setzte B&W zudem ein Flottenmanagement auf. Dazu setzte man einTool namens M.A.R.S. ein. M.A.R.S. steht für Management and Reporting System und ist eine Entwicklung aus dem Hause B&W. Die Sparkasse Mainz realisiert darüber gleich mehrere Vorteile: Zum einen werden Druckvolumen und somit auch Kosten transparent, da Zählerstände automatisiert und zentral
ausgelesen werden können. Zum anderen informiert das Tool automatisch bei Störungen und Tonerengpässen: So kann der B&W-Service schnell reagieren und Verbrauchsmaterial bedarfsgerecht bereitstellen.

Das Ergebnis

  • Durch den Einsatz der ressourcenschonenden KYOCERA-Laserdrucker und -Multifunktionssysteme erfolgen Ausdrucke nicht nur schnell und in bester Qualität – durch das Data Security Kit werden auch die Anforderungen der FI in Bezug auf die Sicherheit erfüllt.
  • Mit Hilfe des Flottenmanagement-Tools der B&W Unternehmensgruppe wurde die Transparenz der Druckkosten verbessert. Die bedarfsgerechte Versorgung mit Verbrauchsmaterial sowie die proaktive Beseitigung von etwaigen Störungen entlasten darüber hinaus die administrativen Aufwände der Sparkasse und stellen einen reibungslosen Betrieb der Flotte sicher.
  • Da KYOCERA im Rahmen des PRINT-GREEN-Programms seinen Toner CO2-neutral anbietet, druckt die Sparkasse wie alle KYOCERA-Kunden besonders umweltfreundlich: So werden durch den klimaneutralen Toner über die Projektlaufzeit rund 18,2 Tonnen CO2 kompensiert.


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Stellungnahme des Kunden

Wir haben uns aus dem FI-zertizierten Portfolio für Systeme von KYOCERA entschieden, weil diese den hochwertigsten und stabilsten Eindruck machten. Mit unserer Entscheidung für den japanischen Hersteller bzw. mit unserer neuen Systemflotte sind wir sehr zufrieden. Dazu trägt vor allem die gute Zusammenarbeit mit der B&W Unternehmensgruppe bei, die nicht nur sehr flexibel und transparent, sondern durch die Kompetenzen des Partners im Sparkassenumfeld immer lösungsorientiert ist. Unsere Anforderungen werden verstanden und umgesetzt. Wir fühlen uns rundum gut betreut!

Wolfgang Mathey Abteilungsleiter Organisation

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